O que é FACILITACAO - Português

Facilitação - Condução de Reuniões por Técnicos Externos [1]

Porquê a facilitação?
No mundo moderno, a tomada de decisões é cada vez mais complexa. Assim, é necessário conjugar capacidades e competências técnicas, em equipas multidisciplinares, para elaboração de soluções sustentáveis. Torna-se cada vez mais importante o trabalho em grupo. A condução de reuniões por facilitadores profissionais, externos e neutrais, garante o envolvimento de todos os que participam numa reunião de trabalho sobre planeamento e tomada de decisões. Cada um poderá contribuir com as suas energias e ideias para resultados consensuais, fomentando um esforço comum dirigido para a implementação das soluções escolhidas.

O que é a facilitação?
Reuniões facilitadas decorrem de maneira sistemática (as fases do processo seguem-se de maneira lógica), estruturada (cada fase de trabalho é repartida em passos manobráveis) e aberto (o processo é transparente e qualquer manipulação pode ser identificada e eliminada). A condução de reuniões por facilitadores é indicada para Workshops, Reuniões de Equipa, Negociações, Conferências Multi-Actores e Processos de Planeamento.

Quais as vantagens de uma reuniao facilitada?
O proveito da facilitação consiste especialmente na dedicação exclusiva dos participantes sobre os conteúdos, na transparência com que os resultados são elaborados, na melhoria da comunicação a curto, médio e longo prazo, na motivação constante dos participantes e na economia de recursos (tempo, recursos financeiros) em resultado do trabalho eficiente.

O que é um facilitador?
O facilitador ajuda o grupo a definir os objectivos a atingir e fomenta a sua realização eficaz. Um bom facilitador é caracterizado por serenidade, optimismo, tolerância, autoridade natural, honestidade e abertura.

Quais as tarefas de um facilitador?
O facilitador elabora, em colaboração com os participantes, uma estrutura específica e adequada para o processo e um acordo consensual acerca das regras de trabalho. Durante o processo, ele actua em prol de um clima de trabalho caracterizado por estima, sinceridade (fairness) e confiança mútua.

Quem são os participantes?
Os participantes podem ser pessoas singulares ou representantes de grupos de interesse (por exemplo, pessoas colectivas). Esses últimos devem dispor de um mandato para negociação emitido pelo grupo de interesse respectivo e para decisão em nome do seu grupo. Ao longo de todo o processo, os participantes são parceiros com iguais direitos.

Quais as tarefas dos participantes?
Os participantes devem ter vontade de trabalhar construtivamente e devem dispor de suficiente disponibilidade de tempo para colaborar em todas as reuniões previstas e em todas as fases do processo. Pode admitir-se a necessidade – especialmente em processos de longa duração – e a possibilidade, se oportuno, de representação por substitutos, devidamente informados para evitar o prolongamento indesejável do processo. Os delegados dos grupos de interesse estão obrigados a informar continuamente os grupos que representam sobre os resultados obtidos. Se tal for acordado, os participantes devem manter a confidencialidade perante terceiros. Caso um ou mais participantes abandonem o processo, este pode continuar, mas os resultados eventualmente elaborados e as decisões porventura tomadas não podem ser consideradas consensuais.

Fases de um processo facilitado
A estrutura do processo é elaborada consoante os conteúdo e os objectivos visados. Regra geral, segue as fases seguintes:
Ø A entidade organizadora determina, em colaboração com o facilitador, quem serão os
participantes
Ø Introdução
Ø Geração, compilação e avaliação de ideias
Ø Percepção e análise do(s) problema(s)
Ø Pesquisa e definição de objectivos
Ø Elaboração, escolha e implementação de soluções
Ø Análise das possibildades de implementação
Ø Clarificação de tarefas Ø Recolha de „feed-back“ e crítica
Ø Elaboração de actas e resumos
Ø Planeamento de reuniões subsequentes
Ø Planeamento da implementação: O planeamento da implementação depende das soluções
elaboradas e pode decorrer em simultâneo ou na fase final do processo.

[1] Fonte da Compilação: EDMÜLLER, A. & WILHELM, T. (2002): Moderation.- 2a Edição,
126 p.; Planegg, Alemanha

Was ist EXTERNE VERFAHRENSLEITUNG (FACILITATION) - Deutsch

Externe Verfahrensleitung[1]

Warum externe Verfahrensleitung?
In vielen Bereichen nimmt die Bedeutung von Arbeit im Team immer mehr zu. Viele Aufgaben sind so komplex, dass Kapazität und Kompe­tenz des Einzelnen häufig nicht mehr ausreichen, um eine optimale Lösung zu finden. Eine externe Verfahrensleitung garantiert, dass alle an einer Arbeitssitzung beteiligten Personen gleichberechtigt in den Arbeits­prozess einbezogen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ideen und Energien aller Teilnehmer bestmöglich eingebracht werden, so dass bei der Umsetzung der erarbeiteten Ergebnisse alle „am gleichen Strang“ ziehen.

Was ist externe Verfahrensleitung?
Die Arbeitsweise bei einem extern geleiteten Verfahren (Workshop, Besprechung, Meeting, Qualitätszirkel, Teamsitzung etc.) ist systema­tisch, strukturiert und offen. Die einzelnen Arbeitsschritte folgen logisch aufeinander. Jeder Arbeitsabschnitt ist in sich sinnvoll gegliedert und Manipulationen jeder Art sind ausgeschlossen.

Wem nützt die externe Verfahrensleitung?
Die Beauftragung eines externen Verfahrensleiters nützt allen Beteilig­ten. Der Nutzen besteht insbesondere darin, dass die Diskussionen aus­schließlich inhaltsbezogen verlaufen. Weitere Vorteile sind: die Tran­spa­renz der erarbeiteten Ergebnisse; die mittel- und langfristige Verbes­se­rung der Argumentations- und Kommunikationskultur; die Förderung der Motivation aller Beteiligten; die erhebliche Zeit- und Kostener­sparnis durch effizientes Arbeiten.

Was ist ein Verfahrensleiter?
Der Verfahrensleiter versteht sich als Dienstleister. Er unterstützt die Gruppe dabei, ihre Ziele zu finden und effizient zu erreichen. Idealer­weise verbinden sich in der Person des Verfahrensleiters optimistische Gelassenheit mit Toleranz, Bestimmtheit, Ehrlichkeit und Offenheit.

Was zählt zu den Aufgaben des Verfahrensleiters?
Der Verfahrensleiter entwickelt gemeinsam mit allen Beteiligten ein auf die spezifische Situation abgestimmtes Verfahrensdesign und eine ein­vernehmlich akzeptierte Arbeitsvereinbarung. Weiterhin sorgt er während des Prozesses für einen Arbeitsstil, der eine von Wertschätzung, Vertrauen und Fairness geprägte gemeinsame Arbeit ermöglicht.

Wer sind die Teilnehmer?
Teilnehmer können Einzelpersonen oder Vertreter von Interessensgrup­pen sein. Letztere müssen über ein klares Verhandlungsmandat und Entscheidungsbefugnis verfügen. Alle Teilnehmer sind zu jedem Zeit­punkt gleichberechtigte Partner am Verhandlungstisch.

Was zählt zu den Aufgaben der Teilnehmer?
Die Teilnehmer sollten an einer konstruktiven Mitarbeit interessiert sein und die für eine Teilnahme an den Sitzungen und Arbeitsschritten nötige Zeit zur Verfügung haben. Bei länger dauernden Verfahren kann es im Falle der Verhinderung eines Teilnehmers notwendig werden, einen gut informierten Stellvertreter zu ernennen. Delegierte sollen die von ihnen vertretenen Gruppen über die Arbeitsergebnisse kontinuierlich informie­ren und ggf. nach außen Vertraulichkeit wahren. Sollte eine relevante Einzelperson oder Interessensgruppe während des Verfahrens aus­scheiden, können zwar Vereinbarungen zu Stande kommen, die jedoch in der Regel nicht mehr als konsensuell betrachtet werden können.

Der typische Ablauf eines extern geleiten Verfahrens
Die Gestaltung - sowohl methodisch als auch verfahrenstechnisch - hängt stark von Anlass, Inhalt und Ziel des Verfahrens ab, durchläuft aber meist folgende Phasen:
Ø Benennung der Teilnehmer (in Zusammenarbeit mit dem Verfahrenslei­ter)
Ø Einleitungs- und Ausgleichsphase
Ø Sammlung und Gewichtung von Ideen
Ø Verständnis und Analyse von Problemen
Ø Erarbeitung und Formulierung von Zielen
Ø Entwicklung und Auswahl von Lösungen
Ø Analyse der Umsetzungsmöglichkeiten
Ø Klärung und Erteilung von Aufträgen
Ø Einholen von Feedback und Kritik
Ø Nachbereitung
Ø Planung weiterer Sitzungen
Ø Umsetzungsplanung; diese hängt in erster Linie von den entwickelten Lösungen ab und kann
zeitgleich oder zeitversetzt (z. B. erst ge­gen Ende des Verfahrens) stattfinden.

[1] Zusammenstellung nach: EDMÜLLER, A. & WILHELM, T. (2002): Moderation.-
2. Auflage, 126 S.; Planegg

O que é MEDIACAO - Português

Mediação[1]

Porquê mediação?
O desafio em situações adversariais ou conflituosas consiste na elaboração de soluções consensuais que satisfaçam as necessidades e os interesses de todos os participantes. A mediação é um dos métodos mais indicados para vencer este desafio.

O que é a mediação?
A mediação é um processo voluntário, confidencial e estruturado, indicado para a elaboração de soluções criativas, a elaboração de acordos satisfatórios e a tomada de decisões sustentáveis. Os mediados co-constroiem as suas próprias soluções, sem qualquer intervenção do mediador em termos de conteúdo.

Quais as vantagens da mediação?
A mediação aproveita a todos os participantes porque visa decisões satisfatórias consensuais. Através do diálogo constante e construtivo, melhoram-se as relações entre as partes, prevê-se e evita-se o afloramento de novos conflitos bem como a escalada dos mesmos.

O que é um mediador?
Os mediadores são técnicos especializados, que coordenam e conduzem o processo da mediação. Os mediadores devem ser neutrais, sem ligação privada ou profissional com os mediados e sem qualquer interesse pessoal, psicológico ou financeiro na solução do conflito.

Quais as tarefas do mediador?
Os mediadores ajudam os mediados na procura de soluções para o conflito em causa mas nunca avançam com propostas ou tomam decisões. Sem responsabilidade a nível do conteúdo, estruturam o processo de maneira que seja fomentado continuamente o diálogo criativo e aberto.

Quem são os participantes?
Para uma resolução consensual e sustentável do conflito é imprescindível que todas as partes interessadas participem voluntária e construtivamente na mediação. Os mediados podem ser pessoas singulares ou representantes de grupos de interesse (por exemplo, pessoas colectivas). Devem ser envolvidas todas as que sejam afectadas pelas decisões a tomar. Independentemente de diferenças de status ou de hierarquia profissional eventualmente existentes, os participantes são parceiros com iguais direitos na mediação.

Quais as tarefas dos participantes?
Todos os participantes devem estar interessados na cooperação construtiva, manter a confidencialidade do processo e dispor de tempo suficiente para poderem participar em todas as sessões. Os representantes dos grupos de interesse envolvidos devem dispor de um mandato claro de negociação e de poder de decisão. Para além disso, devem informar continuamente os grupos que representam acerca do progresso do processo e os resultados elaborados. Um factor de sucesso, imprescindível para a elaboração de um acordo consensual e sustentável, é a participação de todas as partes envolvidas, directa ou indirectamente, no conflito. Porém, a participação na mediação de uma pessoa ou de um grupo de interesse é voluntária e pode terminar a qualquer momento

Fases da Mediação
As fases da mediação, em geral, são as seguintes:
Ø Escolhido o mediador e elaborado o orçamento, os participantes são contactados. Em
situações de mediação multi-partes (p. ex. conflitos ambientais ou empresariais em que é
necessário determinar os diferentes grupos de interesse), o mediador colabora na escolha dos
participantes.
Ø Clarificação das raízes do conflito e das emoções envolventes
Ø Concretização das posições e identificação das necessidades e interesses de cada um dos
mediados
Ø Definição dos temas relevantes e criação de possíveis alternativas de solução
Ø Avaliação das alternativas e escolha de opções potencialmente consensuais
Ø Elaboração e assinatura de um acordo de mediação: No acordo de mediação, os resultados são
formalizados por escrito. Em certos casos, o acordo pode ser submetido a um juíz para
homologação. Podem ser acordados também métodos e mecanismos visando a
implementação dos resultados e, caso necessário, para manter futuramente o fluxo de
informação entre os participantes

[1] Fonte da Compilação: ÖSTERREICHISCHE GESELLSCHAFT FÜR UMWELT UND
TECHNIK (2001): Das Hand-buch Umweltmediation – Konflikte lösen mit allen
Beteiligten.- ÖGUT-NEWS 2.01, 40 p.; Viena, Austria

Was ist MEDIATION? Deutsch

Mediation[1]

Warum Mediation?
Einvernehmliche Lösungen zu finden, die den Bedürfnissen und Interes­sen aller beteiligten Akteure entsprechen, ist eine Herausforderung. In Konfliktsituationen aller Art bietet die Mediation einen sehr erfolg­verspre­chenden Lösungsweg.

Was ist Mediation?
Unter Mediation ist ein freiwilliges, vertrauliches und klar strukturiertes Verfahren zu verstehen, das dazu geeignet ist, mit allen Beteiligten krea­tive Lösungen zu finden, nachhaltige Entscheidungen zu treffen und ver­bindliche Vereinbarungen zu erarbeiten.

Wem nützt die Mediation?
Die Mediation nützt allen Beteiligten, denn sie führt zu nachvollziehbaren Entscheidungen, die von allen getragenen werden. Durch die Bereit­schaft zum Dialog verbessern sich die Beziehungen zwischen den Akteu­ren. Gleichzeitig wird das Entstehen weiterer Konflikte verhindert und die Gefahr der Konflikteskalation gebannt.

Was ist ein Mediator?
Mediatoren sind professionell ausgebildete Vermittler, die das Mediationsverfahren koordinieren und leiten. Sie unterstützen die Par­teien in einem Konflikt bei der Lösungssuche, treffen jedoch selbst keine Entscheidung. Als neutrale Dritte dürfen sie weder zum Kreis der Betrof­fenen gehören noch Eigeninteresse an der Konfliktlösung haben. Mediatoren sind allen Beteiligten gleichermaßen verpflichtet.

Was zählt zu den Aufgaben des Mediators?
Mediatoren unterstützen die Beteiligten bei der eigenverantwortlichen Entscheidungsfindung, lösen jedoch nicht deren Konflikte. Sie kümmern sich darum, dass Konfliktlösungen im Sinne aller Beteiligten gefunden werden, übernehmen jedoch keine inhaltliche Verantwortung für die Ergebnisse.

Wer sind die Teilnehmer?
Für die nachhaltige Lösung eines Konfliktes ist es unerlässlich, dass alle direkt involvierten Einzelpersonen oder Vertreter von Konfliktparteien bereit sind, freiwillig und konstruktiv an der Mediation teilzunehmen. Weiterhin sollten auch alle die Personen und Gruppen eingebunden werden, die mittelbar betroffen sind und somit ebenfalls ein Inter­esse an der Konfliktlösung haben. Die Teilnehmer sind unabhängig von Status- und Hierarchieunterschieden völlig gleichberechtigte Mediationspartner.

Was zählt zu den Aufgaben der Teilnehmer?
Alle Teilnehmer müssen an einer konstruktiven Mitarbeit interessiert sein, die Vertraulichkeit des Verfahrens wahren und über ausreichend zeitli­chen Spielraum verfügen, um an den Sitzungen teilnehmen zu können. Vertreter von Interessensgruppen müssen über ein klares Verhand­lungsmandat und Entscheidungsbefugnis verfügen. Sie sind dazu ver­pflichtet, die von ihnen vertretenen Gruppen über die Arbeitsergeb­nisse kontinuierlich zu informieren. Die Beteiligung aller Betroffenen stellt einen entscheidenden Erfolgsfaktor im Mediationsverfahren dar. Nur wenn alle Betroffenen teilnehmen, wird die gemeinsam gefundene Lösung auch tatsächlich dauerhaft und tragfähig sein. Die Teilnahme am Verfahren ist jedoch freiwillig und kann jederzeit beendet werden.

Der typische Ablauf eines Mediationsverfahrens
Ein Mediationsverfahren durchläuft in der Regel folgende Phasen:
Ø Bestimmung der Teilnehmer an der Mediation (in Zusammenarbeit mit dem Mediator)
Ø Klärung der Konfliktursache
Ø Behandlung der involvierten Emotionen
Ø Feststellung der Positionen und Herausarbeitung der in den Positio­nen enthaltenen
Interessen und Bedürfnisse aller Teilnehmer
Ø Erarbeitung von verhandlungsrelevanten Themen und möglichen Lösungsalternativen
Ø Bewertung der Alternativen und Auswahl der konsensfähigen Optionen
Ø Ausarbeitung und Unterzeichnung einer Mediationsvereinbarung: In der
Mediationsvereinbarung werden die Ergebnisse in einer verbindli­chen Übereinkunft
schriftlich festgehalten. Zusätzlich werden Mecha­nismen vereinbart, um die Umsetzung der
beschlossenen Maßnah­men zu überwachen und ggf. den Informationsfluss zwischen den
Teilnehmern auch künftig aufrecht zu erhalten

.
[1] Zusammenstellung nach: ÖSTERREICHISCHE GESELLSCHAFT FÜR UMWELT UND
TECHNIK (2001): Das Hand­buch Umweltmediation – Konflikte lösen mit allen Beteiligten.-
ÖGUT-NEWS 2.01, 40 S.; Wien