Was ist EXTERNE VERFAHRENSLEITUNG (FACILITATION) - Deutsch

Externe Verfahrensleitung[1]

Warum externe Verfahrensleitung?
In vielen Bereichen nimmt die Bedeutung von Arbeit im Team immer mehr zu. Viele Aufgaben sind so komplex, dass Kapazität und Kompe­tenz des Einzelnen häufig nicht mehr ausreichen, um eine optimale Lösung zu finden. Eine externe Verfahrensleitung garantiert, dass alle an einer Arbeitssitzung beteiligten Personen gleichberechtigt in den Arbeits­prozess einbezogen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ideen und Energien aller Teilnehmer bestmöglich eingebracht werden, so dass bei der Umsetzung der erarbeiteten Ergebnisse alle „am gleichen Strang“ ziehen.

Was ist externe Verfahrensleitung?
Die Arbeitsweise bei einem extern geleiteten Verfahren (Workshop, Besprechung, Meeting, Qualitätszirkel, Teamsitzung etc.) ist systema­tisch, strukturiert und offen. Die einzelnen Arbeitsschritte folgen logisch aufeinander. Jeder Arbeitsabschnitt ist in sich sinnvoll gegliedert und Manipulationen jeder Art sind ausgeschlossen.

Wem nützt die externe Verfahrensleitung?
Die Beauftragung eines externen Verfahrensleiters nützt allen Beteilig­ten. Der Nutzen besteht insbesondere darin, dass die Diskussionen aus­schließlich inhaltsbezogen verlaufen. Weitere Vorteile sind: die Tran­spa­renz der erarbeiteten Ergebnisse; die mittel- und langfristige Verbes­se­rung der Argumentations- und Kommunikationskultur; die Förderung der Motivation aller Beteiligten; die erhebliche Zeit- und Kostener­sparnis durch effizientes Arbeiten.

Was ist ein Verfahrensleiter?
Der Verfahrensleiter versteht sich als Dienstleister. Er unterstützt die Gruppe dabei, ihre Ziele zu finden und effizient zu erreichen. Idealer­weise verbinden sich in der Person des Verfahrensleiters optimistische Gelassenheit mit Toleranz, Bestimmtheit, Ehrlichkeit und Offenheit.

Was zählt zu den Aufgaben des Verfahrensleiters?
Der Verfahrensleiter entwickelt gemeinsam mit allen Beteiligten ein auf die spezifische Situation abgestimmtes Verfahrensdesign und eine ein­vernehmlich akzeptierte Arbeitsvereinbarung. Weiterhin sorgt er während des Prozesses für einen Arbeitsstil, der eine von Wertschätzung, Vertrauen und Fairness geprägte gemeinsame Arbeit ermöglicht.

Wer sind die Teilnehmer?
Teilnehmer können Einzelpersonen oder Vertreter von Interessensgrup­pen sein. Letztere müssen über ein klares Verhandlungsmandat und Entscheidungsbefugnis verfügen. Alle Teilnehmer sind zu jedem Zeit­punkt gleichberechtigte Partner am Verhandlungstisch.

Was zählt zu den Aufgaben der Teilnehmer?
Die Teilnehmer sollten an einer konstruktiven Mitarbeit interessiert sein und die für eine Teilnahme an den Sitzungen und Arbeitsschritten nötige Zeit zur Verfügung haben. Bei länger dauernden Verfahren kann es im Falle der Verhinderung eines Teilnehmers notwendig werden, einen gut informierten Stellvertreter zu ernennen. Delegierte sollen die von ihnen vertretenen Gruppen über die Arbeitsergebnisse kontinuierlich informie­ren und ggf. nach außen Vertraulichkeit wahren. Sollte eine relevante Einzelperson oder Interessensgruppe während des Verfahrens aus­scheiden, können zwar Vereinbarungen zu Stande kommen, die jedoch in der Regel nicht mehr als konsensuell betrachtet werden können.

Der typische Ablauf eines extern geleiten Verfahrens
Die Gestaltung - sowohl methodisch als auch verfahrenstechnisch - hängt stark von Anlass, Inhalt und Ziel des Verfahrens ab, durchläuft aber meist folgende Phasen:
Ø Benennung der Teilnehmer (in Zusammenarbeit mit dem Verfahrenslei­ter)
Ø Einleitungs- und Ausgleichsphase
Ø Sammlung und Gewichtung von Ideen
Ø Verständnis und Analyse von Problemen
Ø Erarbeitung und Formulierung von Zielen
Ø Entwicklung und Auswahl von Lösungen
Ø Analyse der Umsetzungsmöglichkeiten
Ø Klärung und Erteilung von Aufträgen
Ø Einholen von Feedback und Kritik
Ø Nachbereitung
Ø Planung weiterer Sitzungen
Ø Umsetzungsplanung; diese hängt in erster Linie von den entwickelten Lösungen ab und kann
zeitgleich oder zeitversetzt (z. B. erst ge­gen Ende des Verfahrens) stattfinden.

[1] Zusammenstellung nach: EDMÜLLER, A. & WILHELM, T. (2002): Moderation.-
2. Auflage, 126 S.; Planegg