O que é FACILITACAO - Português

Facilitação - Condução de Reuniões por Técnicos Externos [1]

Porquê a facilitação?
No mundo moderno, a tomada de decisões é cada vez mais complexa. Assim, é necessário conjugar capacidades e competências técnicas, em equipas multidisciplinares, para elaboração de soluções sustentáveis. Torna-se cada vez mais importante o trabalho em grupo. A condução de reuniões por facilitadores profissionais, externos e neutrais, garante o envolvimento de todos os que participam numa reunião de trabalho sobre planeamento e tomada de decisões. Cada um poderá contribuir com as suas energias e ideias para resultados consensuais, fomentando um esforço comum dirigido para a implementação das soluções escolhidas.

O que é a facilitação?
Reuniões facilitadas decorrem de maneira sistemática (as fases do processo seguem-se de maneira lógica), estruturada (cada fase de trabalho é repartida em passos manobráveis) e aberto (o processo é transparente e qualquer manipulação pode ser identificada e eliminada). A condução de reuniões por facilitadores é indicada para Workshops, Reuniões de Equipa, Negociações, Conferências Multi-Actores e Processos de Planeamento.

Quais as vantagens de uma reuniao facilitada?
O proveito da facilitação consiste especialmente na dedicação exclusiva dos participantes sobre os conteúdos, na transparência com que os resultados são elaborados, na melhoria da comunicação a curto, médio e longo prazo, na motivação constante dos participantes e na economia de recursos (tempo, recursos financeiros) em resultado do trabalho eficiente.

O que é um facilitador?
O facilitador ajuda o grupo a definir os objectivos a atingir e fomenta a sua realização eficaz. Um bom facilitador é caracterizado por serenidade, optimismo, tolerância, autoridade natural, honestidade e abertura.

Quais as tarefas de um facilitador?
O facilitador elabora, em colaboração com os participantes, uma estrutura específica e adequada para o processo e um acordo consensual acerca das regras de trabalho. Durante o processo, ele actua em prol de um clima de trabalho caracterizado por estima, sinceridade (fairness) e confiança mútua.

Quem são os participantes?
Os participantes podem ser pessoas singulares ou representantes de grupos de interesse (por exemplo, pessoas colectivas). Esses últimos devem dispor de um mandato para negociação emitido pelo grupo de interesse respectivo e para decisão em nome do seu grupo. Ao longo de todo o processo, os participantes são parceiros com iguais direitos.

Quais as tarefas dos participantes?
Os participantes devem ter vontade de trabalhar construtivamente e devem dispor de suficiente disponibilidade de tempo para colaborar em todas as reuniões previstas e em todas as fases do processo. Pode admitir-se a necessidade – especialmente em processos de longa duração – e a possibilidade, se oportuno, de representação por substitutos, devidamente informados para evitar o prolongamento indesejável do processo. Os delegados dos grupos de interesse estão obrigados a informar continuamente os grupos que representam sobre os resultados obtidos. Se tal for acordado, os participantes devem manter a confidencialidade perante terceiros. Caso um ou mais participantes abandonem o processo, este pode continuar, mas os resultados eventualmente elaborados e as decisões porventura tomadas não podem ser consideradas consensuais.

Fases de um processo facilitado
A estrutura do processo é elaborada consoante os conteúdo e os objectivos visados. Regra geral, segue as fases seguintes:
Ø A entidade organizadora determina, em colaboração com o facilitador, quem serão os
participantes
Ø Introdução
Ø Geração, compilação e avaliação de ideias
Ø Percepção e análise do(s) problema(s)
Ø Pesquisa e definição de objectivos
Ø Elaboração, escolha e implementação de soluções
Ø Análise das possibildades de implementação
Ø Clarificação de tarefas Ø Recolha de „feed-back“ e crítica
Ø Elaboração de actas e resumos
Ø Planeamento de reuniões subsequentes
Ø Planeamento da implementação: O planeamento da implementação depende das soluções
elaboradas e pode decorrer em simultâneo ou na fase final do processo.

[1] Fonte da Compilação: EDMÜLLER, A. & WILHELM, T. (2002): Moderation.- 2a Edição,
126 p.; Planegg, Alemanha